ìm hiểu sự khác biệt và giống nhau giữa Power BI và Excel, và khi nào bạn nên sử dụng mỗi loại.

Microsoft Excel đã xuất hiện từ năm 1985 và đã trở nên rất phổ biến trong môi trường kinh doanh và học thuật. Mặt khác, Power BI chỉ mới ra đời chưa đầy 10 năm và mặc dù ít được biết đến hơn nhiều nhưng nó cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn nhiều và là một lựa chọn tốt hơn trong nhiều trường hợp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những điểm giống và khác nhau giữa Power BI và Excel cũng như đưa ra một số cách chọn giữa 2 công cụ này cho trường hợp sử dụng của bạn.

Excel là gì?

Excel là một phần mềm bảng tính được tạo ra bởi Microsoft và là một thành phần của bộ sản phẩm Office và gói Office 365. Được phát hành lần đầu tiên vào năm 1985, Excel đã trở nên phổ biến trong kinh doanh và học thuật. Ví dụ, nó được sử dụng trong quản lý nguồn nhân lực, quản lý hoạt động, phân tích và báo cáo hiệu suất.

Excel là một công cụ bảng tính đa năng được sử dụng để tổ chức và phân tích dữ liệu với các công thức, hàm và thậm chí cả macro (dành cho những người có thiên hướng về kỹ thuật).

Các tính năng chính của Excel khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho một loạt các nhiệm vụ phân tích dữ liệu bao gồm:

• Hàm và công thức. Excel có sẵn nhiều hàm được xác định trước và bạn thậm chí có thể kết hợp nhiều hàm để thực hiện các phép tính phức tạp một cách tùy chỉnh.
• Trực quan hóa dữ liệu. Excel có thể trình bày dữ liệu của bạn một cách trực quan chỉ với một vài cú nhấp chuột. Điều này giúp bạn phân tích dữ liệu và trình bày chúng trong báo cáo hoặc trang tổng quan một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Templates. Các template Excel có sẵn từ Microsoft khi tạo workbook Excel mới. Cũng dễ dàng chia sẻ các template của riêng bạn với người khác hoặc sử dụng các template do người khác tạo để tăng tốc độ phân tích dữ liệu.
• Chuyển đổi dữ liệu. Công cụ Power Query trong Excel cho phép bạn tải dữ liệu từ các nguồn khác nhau, thực hiện các phép biến đổi dữ liệu phức tạp, sau đó nhập dữ liệu đó vào sổ làm việc Excel của bạn.

Power BI là gì?

Power BI là một công cụ Business Intelligence (BI). Mục đích chính của các công cụ BI là theo dõi KPI và khám phá thông tin chi tiết về dữ liệu kinh doanh để thông báo cho việc đưa ra quyết định trong toàn tổ chức tốt hơn.

Power BI được sử dụng theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào vai trò của cá nhân, từ nhà phát triển, nhà phân tích, người quản lý và giám đốc, cho đến tất cả mọi người có liên quan.

1. Power BI Desktop – một ứng dụng trên desktop miễn phí để xây dựng và thiết kế các báo cáo.
2. Power BI Service – dịch vụ xuất bản trực tuyến để xem và chia sẻ các báo cáo và dashboard.
3. Power BI mobile apps – để xem báo cáo và dashboard dù bạn ở bất kỳ đâu.

Theo Gartner các tính năng chính của Power BI đã góp phần làm cho nó trở thành một trong những ứng dụng BI hàng đầu, đó là:

• Trí tuệ nhân tạo. Power BI có nhiều tính năng AI nâng cao như phân nhóm, phân tích chuỗi thời gian và xử lý ngôn ngữ tự nhiên như một phần của tính năng Q&A.
• Nhiều nguồn dữ liệu và kết nối. Power BI có tích hợp trực tiếp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba và thậm chí bạn có thể xây dựng các kết nối tùy chỉnh.
• Tính toán phức tạp với DAX. Power BI mở rộng nhiều công thức DAX nổi tiếng thường thấy trong Excel với sự hỗ trợ cho các tính toán nâng cao hơn nhiều.

Sự khác biệt giữa Power BI và Excel

Learning Curve

Excel là một công cụ phổ biến rộng rãi. Điều này có nghĩa là rất có thể nhiều người dùng đã nghe nói đến và thậm chí rất quen thuộc với ứng dụng này. Ngoài ra, có rất nhiều tài nguyên và chương trình đào tạo có sẵn để học cách sử dụng Excel trong hầu hết mọi trường hợp sử dụng.

Tuy nhiên, Power BI là một ứng dụng tương đối mới hơn và riêng biệt. Mặc dù nó đang trở nên phổ biến một cách nhanh chóng, nhưng vẫn có ít tài nguyên hơn so với Excel. Power BI cũng được coi là một ứng dụng phức tạp hơn với yêu cầu chuyên môn kỹ thuật cao hơn để xây dựng và thực hiện các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh. Tuy nhiên, Microsoft đã thực hiện một công việc xuất sắc khi cung cấp các tài nguyên hữu ích thân thiện với người mới bắt đầu và ứng dụng này dễ sử dụng trực quan hơn nhiều so với suy nghĩ ban đầu.

Sự linh hoạt

Tính linh hoạt có thể được xem xét trong phạm vi từ linh hoạt cao cho đến hoàn toàn tự động. Không thể có tình huống mà một cái gì đó hoàn toàn tự động và hoàn toàn linh hoạt.

Mục đích của tự động hóa là “thiết lập nó và quên nó đi” và đây cũng là nơi Power BI tỏa sáng. Mặt khác, Excel là một công cụ rất linh hoạt và có khả năng cung cấp các giải pháp tùy chỉnh độc đáo.

Kích thước dữ liệu và Độ phức tạp của mô hình

Excel giới hạn về số lượng dữ liệu có thể được lưu trữ và trình bày cùng một lúc – chỉ hơn 1 triệu hàng và 16 nghìn cột. Ngoài thời điểm này, workbook Excel sẽ không mở được hoặc chỉ một phần dữ liệu sẽ tải.

Mặt khác, Power BI không có hạn chế này và có thể xử lý hàng triệu hàng dữ liệu. Khi xuất bản báo cáo lên Dịch vụ Power BI, bạn chỉ bị hạn chế đối với các tập dữ liệu nhỏ hơn 1 GB (đủ lớn cho hầu hết các doanh nghiệp). Ngoài ra, Power BI cung cấp công suất Power BI Premium với một khoản chi phí bổ sung. Do đó, bạn nên tuân theo các phương pháp hay nhất về xây dựng mô hình chung và chỉ nhập dữ liệu mà bạn thực sự cần.

Các tính năng và khả năng truy cập dựa trên đám mây

Excel không cung cấp dịch vụ xuất bản dựa trên đám mây và cách duy nhất để chia sẻ workbook Excel với ai đó là gửi trực tiếp tệp cho họ.

Mặt khác, Power BI cung cấp Power BI Service để dễ dàng chia sẻ báo cáo và dashboard cho bất kỳ ai ở trong và ngoài tổ chức của bạn với giấy phép Power BI PRO.

Tùy chọn trực quan hóa

Excel và Power BI có một tập hợp các tùy chọn trực quan chung như biểu đồ thanh, biểu đồ đường và biểu đồ hình tròn. Tuy nhiên, Power BI cũng cung cấp nhiều lựa chọn hình ảnh có sẵn trên thị trường có tên là AppSource. Không chỉ vậy, biểu đồ Power BI có khả năng tùy biến cao.

Tương tác với biểu đồ

Cách duy nhất để tương tác với biểu đồ trong Excel là thông qua các slicer lọc dữ liệu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bạn có thể tương tác với biểu đồ, bảng và hình ảnh theo cách trực quan, linh hoạt hơn nhiều trong Power BI. Bạn cũng có thể thực hiện các tương tác phức tạp hơn như bộ lọc xem chi tiết, cấp trang, cấp báo cáo và dấu trang.

Chi phí

Mặc dù Power BI Desktop tải xuống miễn phí và sử dụng cho mục đích sử dụng cá nhân trên PC cục bộ của bạn, nhưng bạn phải trả $13,70/người dùng/tháng cho license Power BI PRO để xuất bản báo cáo của bạn lên Power BI Service và chia sẻ chúng với những người khác.

Excel được bao gồm trong gói Office 365. Gói này khá phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay, vì vậy nhiều người có thể không phải trả thêm phí để sử dụng ứng dụng này. Tuy nhiên, nếu không đăng ký Office 365, bạn có thể mua Excel với mức phí một lần là $159,99/người dùng.

Bảo mật dữ liệu

Power BI Service là một môi trường bảo mật cao để chia sẻ các báo cáo và dashboard Power BI. Nó không trực tiếp tiết lộ dữ liệu cơ bản cho tất cả người dùng, ngay cả khi họ có license và có thể xem nó. Quản trị viên có thể quyết định mức độ truy cập của mỗi người dùng.

Mặt khác, Excel không có các tính năng bảo mật này. Mặc dù bạn có thể áp dụng bảo vệ bằng mật khẩu cho workbook, sheet và các ô, nhưng dữ liệu cơ bản vẫn có thể bị lộ.

Sự giống nhau giữa Power BI và Excel

Excel và Power BI có một số điểm chung. Vì cả hai đều được phát triển bởi Microsoft và đều là giải pháp phân tích nên chúng có nhiều yếu tố thiết kế giống nhau. Ví dụ, thanh ribbon. Cả hai ứng dụng đều có một thanh ribbon trên cùng chứa chức năng cốt lõi của ứng dụng đó.

Tương tự, cả hai ứng dụng đều chứa các tùy chọn tùy chỉnh và định dạng cho các biểu đồ dọc bên tay phải.

Ngoài những điểm tương đồng về thiết kế, cả Excel và Power BI đều sử dụng Power Query để làm sạch và chuyển đổi dữ liệu. Việc bổ sung tính năng đặc biệt này làm cho Excel trở thành một đối thủ nặng ký để phân tích và báo cáo dữ liệu.

Excel và Power BI cũng chia sẻ nhiều tùy chọn trực quan hóa và nguồn dữ liệu. Excel cho phép bạn vẽ hầu hết các biểu đồ cốt lõi, chẳng hạn như biểu đồ thanh, biểu đồ đường và biểu đồ hình tròn cũng như kết nối với các nguồn dữ liệu phổ biến hơn như SQL Server hoặc ODBC tiêu chuẩn. Tuy nhiên, Power BI còn đưa điều này đi xa hơn với nhiều lựa chọn hơn về cả hai.

Ngoài ra, bạn cũng có khả năng tạo và chia sẻ các template trong cả Excel và Power BI. Trong Excel, cách nhanh nhất là chọn một template từ màn hình template khi tạo workbook mới. Tuy nhiên, Power BI có 2 cách bạn có thể tạo và sử dụng template là: ứng dụng template và tạo template của riêng bạn.

Đầu tiên, ứng dụng template là báo cáo Power BI được tạo sẵn bởi các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách chọn ‘Get Data’ và ở cuối màn hình này, bạn sẽ tìm thấy một nút để truy cập các ứng dụng template.

Hoặc, bạn có thể tạo template từ báo cáo Power BI mà bạn đã tạo. Template này sẽ lưu bố cục, hình ảnh và các bước Power Query giúp bạn có thể nhanh chóng sử dụng lại báo cáo Power BI để phân tích và báo cáo. Các template này cũng nhỏ hơn nhiều so với các báo cáo ban đầu vì các template không lưu dữ liệu cơ bản.

Bạn có thể nhanh chóng tạo template từ báo cáo Power BI hiện có bằng cách chọn File, Export và chọn template Power BI. Cung cấp cho nó một mô tả, tên và thế là xong!

Khi nào bạn nên sử dụng Power BI và Excel?

Khi cân nhắc sử dụng Power BI hay Excel cho một vấn đề cụ thể, bạn có thể xem xét ba khía cạnh chính:

1. Dữ liệu. Bạn có bao nhiêu dữ liệu có sẵn hoặc cần phân tích? Power BI như một giải pháp cho khối lượng lớn dữ liệu hoặc cho các tập dữ liệu mà bạn mong đợi sẽ phát triển nhanh.
2. Khả năng phân tích. Power BI có thể yêu cầu một bộ kỹ năng cụ thể hơn về trí tuệ kinh doanh, đặc biệt là đối với các giải pháp phức tạp.
3. Tính linh hoạt. Excel cho phép bạn tạo các báo cáo và trang tổng quan rất phức tạp, linh hoạt, nhưng những gì bạn đạt được ở tính linh hoạt thì bạn sẽ mất khả năng tự động hóa các tác vụ này. Mặt khác, Power BI không cung cấp nhiều tính linh hoạt như Excel, nhưng bạn có thể thực hiện mức độ tự động hóa cao.